Når behovet for nedbemanning oppstår, er det avgjørende at nedbemanningsprosessen følger en korrekt og grundig saksbehandling. I denne bloggen tar vi deg gjennom stegene fra A til Å, og gir deg råd og anbefalinger om hva som er viktig i en slik prosess.
1. Forberedelser og risikovurdering ved nedbemanning
Første steg i en nedbemanningsprosess begynner allerede under forberedelsene.
Det er et krav om at enhver nedbemanning bygger på et saklig grunnlag. Du er derfor nødt til, under forberedelsene, å gjennomføre grundige vurderinger av behovet for nedbemanning.
I denne fasen skal du kartlegge årsakene til hvorfor nedbemanning vurderes, utføre økonomiske analyser og vurdere mulige konsekvenser for bedriftens fremtid. Det er ofte en fordel å utarbeide en prosjektplan som klargjør fremdrift, ansvar og tiltak. I tillegg er det viktig å dokumentere alle vurderinger og analyser som gjøres.
Alternativer for steg i en prosjektplan kan være:
- Identifiser behovet for nedbemanning
- Gjør en risikovurdering av mulige utfall
- Vurder alternative løsninger (for eksempel omplassering)
For at nedbemanningen skal kunne forsvares, må behovet være reelt. Som oftest handler det om økonomiske utfordringer eller rasjonaliseringstiltak som skal sikre forsvarlig drift. Du bør i en tidlig fase dokumentere hvilke tiltak som er vurdert, og hvorfor andre alternativer ikke er gjennomførbare.
Les også: Nedbemannning - Dette må du som arbeidsgiver vite
HVORDAN GJENNOMFØRE EN GYLDIG OPPSIGELSESPROSESS
Last ned guide og få oversikt over dine plikter som arbeidsgiver i en oppsigelsesprosess.
2. Utvelgelsesprosessen ved nedbemanning
Å velge hvem som skal sies opp er ofte det mest krevende trinnet i prosessen.
Dersom nedbemanningen ikke omfatter alle ansatte, kan dette trinnet deles opp i to. Først må det drøftes hvilken krets av ansatte som skal vurderes å sies opp (utvelgelseskrets), og deretter velge saklige utvelgelseskriterier blant de ansatte innenfor kretsen.
Utgangspunktet er at hele bedriften skal vurderes under ett. Men, dersom du ønsker å begrense kretsen av berørte ansatte må denne begrensningen bygge på saklig grunn. Et typisk eksempel er at en bedrift ønsker å legge ned en filial, som er geografisk adskilt fra øvrige filialer.
Videre må utvelgelsen av de ansatte innenfor den kretsen som vurderes, bygge på saklige kriterier.
Ofte ser man på ansiennitet, kompetanse, og muligheten for omplassering. Sørg for at disse vurderingene er skriftlige og begrunnet.
Tips for utvelgelsesprosessen
- Definer utvelgelseskriterier i forkant
- Sørg for at prosessen er etterprøvbar
- Før løpende protokoll over avgjørelsene
Dersom bedriften din er bundet av tariffavtale kan det i tillegg være spesifikke krav til utvelgelsesprosessen man bør være klar over.
3. Sørg for å kommunisere med de ansatte
Åpen og ærlig kommunikasjon er et bærende element i en vellykket nedbemanningsprosess.
God dialog styrker tilliten og kan forhindre unødige konflikter. Informer de ansatte så tidlig som mulig og legg til rette for møter der alle kan stille spørsmål.
For bedrifter som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte skal arbeidsgiver informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte. En mulig nedbemanningsprosess vil falle innenfor denne drøftelsesplikten.
De ansatte som vurderes oppsagt som følge av nedbemanningen skal bli kalt inn til individuelle drøftelsesmøter. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte, skal drøftes. Det er viktig at de ansatte får innkalling til møtet i god tid i forveien, og får anledning til å ta med seg en representant, hvis de ønsker det.
4. Oppsigelse: vurdering og krav
Dersom det blir besluttet, etter at de forannevnte vurderingene er gjennomført, å si opp en ansatt, må kravene til oppsigelse følges. Dette inkluderer bl.a. krav til formriktig oppsigelse, krav til oppsigelsestid og korrekt overlevering av oppsigelsesbrevet. (link til oppsigelsesguiden?)
Særskilt for oppsigelser grunnet nedbemanning er at du som arbeidsgiver plikter å vurdere om det finnes annet passende arbeid å tilby den ansatte. Med annet passende arbeid menes andre ledige stillinger i virksomheten som den ansatte anses kvalifisert for. Du har ikke en plikt til å opprette en ny stilling eller tilby arbeidstakeren en stilling som han eller hun ikke er kvalifisert for.
I tillegg må du foreta en interesseavveining mellom bedriftens behov for nedbemanning og de ulempene en oppsigelse medfører for den ansatte.
Disse særskilte vurderingene er viktige for at oppsigelsen ikke skal anses usaklig. Det finnes en rekke eksempler fra rettspraksis der oppsigelser ikke står seg, fordi arbeidsgiver har manglet dokumentasjon av disse vurderingene.
Les også: 5 vanlige feil ved oppsigelser, og hvordan unngå dem
5. Fortrinnsrett ved nedbemanning
Arbeidstakere som sies opp som følge av nedbemanning vil ha fortrinnsrett til nyansettelse i samme virksomhet for stillinger de er kvalifiserte for.
Fortrinnsretten gjelder kun for ansatte som har vært ansatt i virksomheten i til sammen 12 måneder de siste to årene og fristen gjelder fra oppsigelsestidspunktet og i 12 måneder fra oppsigelsesfristens utløp.
Dersom den ansatte ikke takker ja til tilbud om ansettelse innen 14 dager etter å ha mottatt tilbudet, bortfaller fortrinnsretten. I et konsern gjelder fortrinnsretten også for andre virksomheter i konsernet som den ansatte er kvalifisert for. Fortrinnsretten til nyansettelse i samme virksomhet bortfaller ikke dersom man takker nei til et tilbud i en annen del av konsernet.
Dersom det er flere som har fortrinnsrett til samme stilling plikter du å følge de samme regler for utvelgelse som ved nedbemanningsprosesser.
6. Nedbemanningsprosessen oppsummert
En nedbemanningsprosess krever solid saksbehandling fra A-Å, der både lovkrav og menneskelige hensyn sikres. Gjennom grundige forberedelser, dialog og tydelige utvelgelseskriterier legger du grunnlaget for en smidigere prosess som ivaretar både bedriftens behov, og de ansatte som blir berørt av nedbemanningen.
Har du spørsmål om saksbehandling i nedbemanning og ønsker profesjonell rådgivning? Ta gjerne kontakt for en nærmere prat - slik kan vi finne de beste løsningene sammen.
HVORDAN GJENNOMFØRE EN GYLDIG OPPSIGELSESPROSESS
Last ned guide og få oversikt over dine plikter som arbeidsgiver i en oppsigelsesprosess.
