Norsk arbeidsrett stiller strenge krav til dokumentasjon når ansatte sies opp. Noen av kravene følger direkte av loven, mens andre er sterkt anbefalt for å sikre en trygg og ryddig prosess.
Det er arbeidsgiveren som må bevise at oppsigelsen er riktig dersom saken havner i retten. Derfor er det viktig å dokumentere prosessen godt for å unngå konflikter senere.
Oppsigelsesgrunnlaget
Før du starter en oppsigelsesprosess, må du ha et saklig grunnlag for oppsigelsen. Du må ikke bare ha en saklig grunn - du må også kunne dokumentere denne grunnen.
Hvilken dokumentasjon du trenger avhenger av hvorfor du sier opp den ansatte. Hvis det handler om dårlige arbeidsprestasjoner, bør du ha referater fra medarbeidersamtaler, måleskjemaer som er diskutert med den ansatte, eller andre tilbakemeldingsformer som støtter din vurdering.
Hvis oppsigelsen skyldes nedbemanning eller omorganisering, må bedriften dokumentere hvordan organisasjonen skal endres og hvilke kriterier som er brukt for å velge hvem som skal sies opp. Du må også dokumentere hvordan de ansatte er vurdert mot disse kriteriene. Hvis mer enn 10 ansatte sies opp, må prosessen også være drøftet med tillitsvalgte før oppsigelsene gis. Disse drøftelsene bør dokumenteres gjennom møtereferater.
Les også: Når oppsigelse av en ansatt blir nødvendig
BEHOV FOR BISTAND I OPPSIGELSESPROSESS?
Våre advokater i arbeidsrett har lang erfaring i å bistå arbeidsgivere med oppsigelsessaker. Ta kontakt i dag.
Drøftelsesmøte
Arbeidsmiljøloven krever at du gjennomfører et drøftelsesmøte før oppsigelse. Loven sier ikke hvordan møtet skal innkalles eller protokollføres, men begge disse dokumentene er viktige i en oppsigelsesprosess.
Den ansatte bør få skriftlig innkalling til drøftelsesmøtet i god tid før møtet. Innkallingen bør også informere om at den ansatte kan ha med seg en representant til møtet.
Etter møtet bør du skrive en protokoll over det som ble diskutert. Denne bør signeres av alle som deltok på møtet.
Hvis drøftelsesmøtet ikke er godt nok dokumentert, kan dette påvirke hvor mye erstatning den ansatte kan kreve hvis saken havner i retten.
Oppsigelsesbrevet
Loven stiller strenge krav til hva et oppsigelsesbrev må inneholde. Dette gjelder både ved vanlige oppsigelser og avskjedigelser.
Brevet må gis personlig til den ansatte eller sendes med rekommandert post.
Brevet må inneholde følgende informasjon:
- Den ansattes rett til å kreve forhandlinger, og at dette må kreves innen 14 dager
- Den ansattes rett til å gå til retten, og fristene som gjelder for å kreve ugyldig oppsigelse og erstatning
- Den ansattes rett til å fortsette i jobben under rettssaken, hvis dette er aktuelt, og fristen for å kreve dette
- Hvem som er arbeidsgiver og hvem som eventuelt kan saksøkes i en tvist.
- Den ansattes rett til fortrinnsrett til ny jobb, hvis dette er aktuelt. Hvis selskapet er del av et konsern, skal alle selskapene i konsernet også oppgis.
Vi anbefaler også at oppsigelsesbrevet inneholder dato for oppsigelse og hvor lang oppsigelsestid som gjelder. Husk at oppsigelsestiden kan påvirkes av om den ansatte er i prøvetid, og den ansattes ansiennitet og alder. Ofte inneholder brevet også informasjon om årsaken til oppsigelsen hvis den skyldes forhold i virksomheten.
Den ansatte kan også kreve at arbeidsgiveren skriftlig oppgir begrunnelsen for oppsigelsen.
Hvis oppsigelsesbrevet ikke inneholder de lovpålagte opplysningene, kan oppsigelsen bli kjent ugyldig. Dette kan føre til at arbeidsgiveren må sende et nytt oppsigelsesbrev, og at oppsigelsestiden blir forlenget. I tillegg kan den ansatte kreve erstatning for mangelfull oppsigelse.
Les også: 5 vanlige feil ved oppsigelser—og hvordan unngå dem?
Konsekvensene ved feil i oppsigelsesprosessen
Oppsigelse av ansatte er en kompleks prosess som krever nøye planlegging og dokumentasjon. Som vi har sett, stiller norsk arbeidsrett strenge krav til både prosess og dokumentasjon gjennom hele forløpet.
De viktigste punktene å huske er:
- Sørg for solid grunnlag og dokumentasjon før du starter
- Gjennomfør et ordentlig drøftelsesmøte med god dokumentasjon
- Sørg for at oppsigelsesbrevet inneholder alle lovpålagte opplysninger
Feil i oppsigelsesprosessen kan få alvorlige konsekvenser, både juridisk og økonomisk. Hvis du er usikker på noen del av prosessen, anbefaler vi sterkt at du tar kontakt med en advokat som spesialiserer seg på arbeidsrett.
Trenger du juridisk bistand i en oppsigelsessak? Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale om din situasjon. Vi har lang erfaring med arbeidsrett og kan hjelpe deg gjennom hele prosessen.
BEHOV FOR BISTAND I OPPSIGELSESPROSESS?
Våre advokater i arbeidsrett har lang erfaring i å bistå arbeidsgivere med oppsigelsessaker. Ta kontakt i dag.
