GDPR og innsynsretten: Hva arbeidsgivere må vite

Som arbeidsgiver behandler du personopplysninger om dine ansatte hver dag. Lønn, sykefravær, arbeidskontrakter og e-poster er alle eksempler på opplysninger som omfattes av GDPR. Men hva gjør du når en ansatt ber om innsyn i sine personopplysninger? Og hvordan sikrer du at virksomheten din er forberedt på slike innsynsbegjæringer?

Hva er innsynsretten?

Innsynsretten er en grunnleggende rettighet i GDPR som gir ansatte muligheten til å få innsyn i hvilke personopplysninger virksomheten har lagret om dem. Dette innebærer at arbeidsgiveren må kunne redegjøre for hva slags opplysninger som lagres, hvordan de behandles, hvem de deles med, og hvor lenge de oppbevares. Innsyn kan bidra til å avdekke feilaktige eller unødvendige opplysninger, og sikre at de ansatte har kontroll over sine egne data. For virksomheter er det derfor avgjørende å ha en strukturert tilnærming til å svare på slike forespørsler innenfor lovens frister.

Hva må du huske på ved bekjæring av innsyn?

Last ned sjekkliste for å få en oversikt over punkter du må huske på. 

Hva må virksomheten din gjøre?

For å unngå problemer og sikre etterlevelse av GDPR, bør du som arbeidsgiver ha klare rutiner for håndtering av innsynsbegjæringer. Her er noen viktige punkter:

1. Ha oversikt over hvilke personopplysninger dere lagrer
   1. Det første steget for å overholde innsynsretten er å ha full kontroll over hvilke data som samles inn, hvor de lagres, og hvordan de behandles. Dette innebærer å kartlegge hvilke systemer som brukes til å lagre opplysninger som lønnsdata, e-postkorrespondanse, sykefraværsoppføringer og eventuelle personaljournaler.
   2. Særlig sensitive opplysninger, som helseopplysninger og fagforeningsmedlemskap, krever ekstra forsiktighet og bør kun behandles dersom det finnes et klart rettslig grunnlag for det.
   3. Arbeidsgivere bør også vurdere hvor lenge dataene skal oppbevares, og implementere retningslinjer for sletting av unødvendige eller foreldede opplysninger.
2. Sett opp en rutine for innsynsbegjæringer
   1. Innsynsbegjæringer kan komme fra ansatte på ulike måter, enten skriftlig via e-post, brev, eller gjennom interne portaler. Det er derfor viktig å ha en fastsatt rutine for hvordan slike forespørsler skal mottas og behandles.
   2. GDPR krever at innsyn skal gis uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager. Dersom forespørselen er kompleks, kan fristen forlenges med ytterligere to måneder, men virksomheten må da informere den ansatte om dette.
   3. Det bør utarbeides standardiserte svarmaler og prosesser for å sikre at alle forespørsler behandles korrekt og effektivt.
3. Sørg for sikker identifikasjon
   1. Arbeidsgivere må sikre at de kun gir innsyn til rett person, for å unngå risikoen for datalekkasje eller feilaktig utlevering av personopplysninger.
   2. Identiteten til den ansatte bør verifiseres gjennom trygge metoder som elektronisk ID (for eksempel BankID), fysisk fremmøte med legitimasjon, eller sikkerhetskontroller i bedriftens interne systemer.
   3. Dersom en innsynsbegjæring mottas elektronisk, bør informasjonen returneres via en trygg kanal, for eksempel kryptert e-post eller gjennom en sikker portal.
4. Kjenn til unntakene
   1. Selv om GDPR gir en generell rett til innsyn, finnes det enkelte situasjoner der arbeidsgiveren kan nekte innsyn. Dette kan blant annet gjelde opplysninger som er taushetsbelagte, eller der innsyn kan krenke andres rettigheter og friheter.
   2. Innsyn kan også nektes dersom opplysningene behandles utelukkende for interne vurderinger, sikkerhetsgrunner, eller juridiske forhold hvor offentliggjøring kan skade bedriftens legitime interesser.
   3. Dersom en innsynsbegjæring avslås, må den ansatte informeres skriftlig om begrunnelsen for avslaget, samt hvilke klagemuligheter som finnes.
5. Bruk teknologi til å effektivisere prosessen
   1. Moderne IT-løsninger kan hjelpe virksomheter med å håndtere innsynsbegjæringer mer effektivt. For eksempel kan bedrifter implementere selvbetjeningsløsninger hvor ansatte enkelt kan logge inn på en portal og få oversikt over sine egne personopplysninger.
   2. Automatisering kan bidra til å redusere administrative byrder ved å generere innsynsrapporter og samle data fra ulike systemer.
   3. Krypterte meldingsløsninger og tilgangskontroller kan sikre at personopplysninger ikke deles utilsiktet.

Les også: Sjekkliste for lovlig databehandling av personvernopplysninger

Hva skjer om du ikke overholder innsynsretten?

Dersom virksomheten ikke etterlever GDPRs krav til innsyn, kan det føre til bøter og sanksjoner fra Datatilsynet. Disse bøtene kan være betydelige, avhengig av alvorlighetsgraden av bruddet. I tillegg kan ansatte klage til tilsynsmyndighetene eller kreve erstatning dersom de mener deres rettigheter er krenket.

En systematisk og velregulert håndtering av personopplysninger vil ikke bare bidra til å unngå sanksjoner, men også styrke virksomhetens omdømme og tillit blant de ansatte.

Hva må du huske på ved bekjæring av innsyn?

Last ned sjekkliste for å få en oversikt over punkter du må huske på.