Personvern er et stadig viktigere tema for alle virksomheter som behandler personopplysninger. Etter personvernforordningen (GDPR) er enkelte virksomheter pålagt å ha et personvernombud, men Datatilsynet anbefaler at alle virksomheter vurderer å ha et – uavhengig av om de er pålagt det eller ikke. Et personvernombud kan bidra til å sikre at virksomheten etterlever regelverket og minimerer risikoen for personvernbrudd.
I denne bloggen ser vi nærmere på hvem som må ha et personvernombud, hva rollen innebærer og hvordan virksomheter kan tilrettelegge for et effektivt personvernarbeid.
Hva er et personvernombud?
Et personvernombud er en ressursperson som skal bidra til at virksomheten følger reglene om personvern. Det er imidlertid virksomhetens ledelse som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene og at lovgivningen følges. Personvernombudet skal kun anses som en ressursperson.
I tillegg til å bidra til at virksomheten etterlever personvernreglene, skal personvernombudet også heve kunnskapen og bevisstheten om personvern internt i virksomheten.
Det er uten betydning om ombudet er ansatt internt i virksomheten eller om det er innhentet en ekstern ressursperson.
Hvem må ha personvernombud?
I henhold til GDPR må virksomheter utpeke et personvernombud dersom de:
- Er en offentlig myndighet eller et offentlig organ (unntatt domstoler i deres domsmyndighet). Offentlige virksomheter har ofte tilgang til store mengder personopplysninger, og et personvernombud sikrer at disse håndteres i samsvar med loven. Eksempler inkluderer skoler, universiteter, helseforetak, kommuner og statlige etater.
- Utfører regelmessig og systematisk overvåkning av personer i stor skala. Dette gjelder for eksempel virksomheter som driver kredittvurdering, analyse av brukeratferd eller driver overvåking gjennom kameraer eller andre teknologier. Eksempler kan være sosiale medieplattformer, internettleverandører, store detaljhandelskjeder som samler kundedata via lojalitetsprogrammer, og selskaper som sporer lokasjonsdata i mobilapplikasjoner.
- Behandler sensitive personopplysninger eller opplysninger om straffedommer og lovovertredelser i stor skala. Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning og religiøs eller filosofisk overbevisning, genetiske og biometriske opplysninger når formålet med behandlingen er å identifisere en person entydig. Helseopplysninger, opplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle legning.
Dette inkluderer helseforetak, forsikringsselskaper og andre aktører som håndterer informasjon om helse, biometriske data eller strafferettslige forhold. Eksempler er sykehus, private helseklinikker, genetiske testfirmaer og store advokatfirmaer som spesialiserer seg på straffesaker.
Eksempler på virksomheter som ofte må ha personvernombud inkluderer sykehus, banker, forsikringsselskaper og store internettselskaper. Derimot er mindre advokatfirmaer og fastleger som kun behandler et begrenset antall klienter/pasienter, normalt ikke pålagt å ha et personvernombud.
Dersom virksomheten din ikke er tydelig unntatt fra kravet, anbefaler Datatilsynet at dere dokumenterer vurderingene som er gjort for å avgjøre om et personvernombud er nødvendig.
Les også: Hvordan påvirker personvernreglene din virksomhet
Hva gjør et personvernombud?
Personvernombudet har en viktig rådgivende og kontrollfunksjon i virksomheten. De viktigste oppgavene inkluderer:
- Gi uavhengige råd til ledelsen og ansatte om personvernforpliktelser. Ombudet fungerer som en rådgiver for virksomheten og bidrar til at ansatte forstår hvordan personvernlovgivningen påvirker deres arbeid.
- Kontrollere etterlevelsen av personvernregelverket. Ombudet må sørge for at virksomheten etterlever GDPR, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger, sikkerhetstiltak og innsynsforespørsler.
- Være kontaktpunkt for registrerte personer og Datatilsynet. Registrerte personer skal kunne henvende seg til ombudet for spørsmål om sine rettigheter, mens Datatilsynet kan bruke ombudet som en kanal for tilsyn og spørsmål.
- Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA). Dersom virksomheten skal gjennomføre en vurdering av personvernkonsekvenser, skal ombudet bistå i prosessen og sikre at kravene i GDPR følges.
- Samarbeide med Datatilsynet ved eventuelle spørsmål eller tilsyn. Ombudet fungerer som et mellomledd mellom virksomheten og Datatilsynet og bistår i tilsynssaker.
Selv om personvernombudet har mange oppgaver og plikter, er det viktig å huske på at det er virksomhetene selv om er ansvarlige for at kravene i personopplysningslovgivningen følges.
Hvilke kvalifikasjoner bør et personvernombud ha?
Det stilles ikke formelle utdanningskrav til et personvernombud, men de bør ha:
- God forståelse av personvernlovgivning og praksis. Ombudet må kunne tolke og anvende GDPR og nasjonale lover på virksomhetens behandling av personopplysninger.
- Innsikt i virksomhetens behandling av personopplysninger og IT-systemer. Ombudet må forstå hvordan data behandles i virksomheten og hvilke IT-løsninger som brukes.
- Kompetanse på informasjonssikkerhet og risikovurdering. God informasjonssikkerhet er avgjørende for etterlevelse av GDPR, og ombudet bør kunne vurdere risiko knyttet til personvernbrudd.
Typiske fagbakgrunner for personvernombud inkluderer jus, IT, HR, revisjon og compliance.
Les også: Sjekkliste for lovlig databehandling av personvernopplysninger.
Hvordan tilrettelegge for et effektivt personvernombud?
For at personvernombudet skal kunne utføre sine oppgaver effektivt, bør virksomheten:
- Invitere ombudet til ledermøter og beslutningsprosesser med personvernkonsekvenser. Ombudet bør ha innsikt i virksomhetens strategier og beslutninger som påvirker personvern.
- Sikre at ombudet involveres tidlig i utvikling av nye systemer og rutiner. Dette gir bedre muligheter for å gjennomføre gode personvernprinsipper fra start.
- Gi ombudet nødvendige ressurser, som tid, budsjett og tekniske hjelpemidler. En underfinansiert eller underbemannet personvernfunksjon kan føre til svakheter i etterlevelsen.
- Definere en klar rollebeskrivelse for å unngå interessekonflikter. Ombudet må være uavhengig og ikke ha roller som kan komme i konflikt med oppgavene.
Virksomheten må også sikre ombudets uavhengighet og forhindre sanksjoner mot ombudet for å utføre sine oppgaver.
Registrering av personvernombud
Dersom virksomheten oppretter et personvernombud, enten frivillig eller fordi det er pålagt, skal dette registreres hos Datatilsynet via Altinn. Dette gjelder også ved endringer i kontaktopplysninger eller ved bytte av personvernombud.
Hvorfor er et personvernombud en god investering?
Selv om det ikke alltid er et lovkrav, gir et personvernombud en rekke fordeler:
- Reduserer risikoen for brudd på personvernregelverket og potensielle bøter. Manglende overholdelse av GDPR kan føre til høye bøter og omdømmetap.
- Bidrar til økt bevissthet om personvern i virksomheten. Ansatte blir mer oppmerksomme på personvernhensyn og hvordan de håndterer personopplysninger.
- Styrker tilliten hos kunder, ansatte og samarbeidspartnere. En virksomhet som tar personvern på alvor, bygger bedre relasjoner med sine interessenter.
- Gir en strategisk fordel i en tid der personvern blir stadig viktigere. Med økende digitalisering og strenge regulatoriske krav, blir personvern en konkurransefordel.
For virksomheter som behandler store mengder personopplysninger eller opererer i bransjer med høy personvernsensitivitet, kan et personvernombud være en viktig ressurs.
Et personvernombud er en investering for bedriften
Å ha et personvernombud handler ikke bare om å oppfylle juridiske krav – det er også en investering i tillit, sikkerhet og bærekraftig forretningsdrift. Med et økende fokus på personvern og stadig strengere reguleringer, kan virksomheter som prioriterer personvern oppnå en klar konkurransefordel. Ved å sørge for god etterlevelse av regelverket og ha en dedikert ressurs til å håndtere personvernspørsmål, reduserer dere risikoen for brudd og styrker både kunders og ansattes tillit.
Uansett om din virksomhet er pålagt å ha et personvernombud eller ikke, kan det være en verdifull beslutning å utpeke en slik rolle. Ved å implementere gode rutiner og sørge for tilstrekkelig ressurser til personvernarbeidet, legger dere grunnlaget for en trygg og ansvarlig håndtering av personopplysninger.
Ønsker du mer informasjon om hvordan din virksomhet kan etablere et effektivt personvernombud? Ta gjerne kontakt med oss for rådgivning og veiledning