I et entrepriseprosjekt vil forsinkelser ofte føre til store kostnader for både entreprenøren og byggherren. Entreprenøren skal lønne sine ansatte, betale for utstyret og begynne på sitt neste prosjekt, mens byggherren ønsker å ta i bruk bygget på den avtalte datoen for ferdigstillelse. Forsinket fremdrift kan også påvirke andre aktører på prosjektet, som får ventetid og tapte inntekter/ merkostnader.
Hvordan fordelingen av regningen og risikoen skal fordeles er håndtert gjennom forsinkelsesreglene, som alltid burde være regulert av avtalen mellom partene. Normalt vil en forsinket entreprenør bli ansvarlig for å betale dagmulkt til byggherren, mens en forsinket byggherre må gi forlenget byggetid og justere vederlaget entreprenøren har krav på.
Men når kan man si at et prosjekt er forsinket, og hvordan vet man hvem som har ansvaret for forsinkelsen? Dette spørsmålet er ofte omtvistet og gjenstand for domstolsbehandling.
Å fastsette tidspunktet for når prosjektet skal stå ferdig kan kanskje virke enkelt, da dette skal være regulert i avtalen mellom entreprenør og byggherre. Det skjer likevel at det oppstår et spørsmål om hva som er avtalt, særlig der datoen for sluttfristen eller delfrister er formulert på en måte som åpner for tolkning.
Dette kan typisk skje der det følger av avtalen at entreprenøren «forventer» ferdigstillelse på en nærmere angitt dato, eller andre, mer åpne formuleringer. Det kan også være avvik mellom formuleringer i kontrakt og datoer i fremdriftsplaner. Det vil i så fall være nødvendig å tolke hvilken dato partene har ment å binde seg til, basert på hva som står i kontrakten og hvordan partene ellers har opptrådt.
Ved entrepriseprosjekter lager entreprenøren ofte en fremdriftsplan for prosjektet. Det er viktig å merke seg at tidspunktene i en fremdriftsplan normalt ikke er avgjørende ved vurderingen av om et prosjekt er forsinket eller ikke, med mindre det følger av selve avtalen mellom partene at fremdriftsplanen skal ha betydning ved spørsmålet om forsinkelser.
For noen prosjekter er det ikke avtalt noen konkret dato for fullføring. I slike tilfeller kan prinsipper fra NS-kontraktene gi veiledning, og utgangspunktet er at en entreprenør skal starte på det avtalte arbeidet så snart som mulig, med rimelig fremdrift og uten unødvendig opphold. Dette er momenter som raskt kan by på store tolkningsutfordringer, og leder til kompliserte vurderinger av partenes konkrete forhold. Av den grunn er det vår klare oppfordring at man tydelig avtaler klare sluttfrister, og at man har gode mekanismer på plass for å regulere eventuelle forsinkelser.
Les også: 7 typiske fallgruver i en entreprisekontrakt—og hvordan unngå dem?
Der det er avtalt en sluttfrist, og det oppstår forhold som medfører at denne risikerer å bli oversittet, vil det oppstå et spørsmål om entreprenøren har krav på en utvidet frist for levering.
For at en entreprenør skal ha krav på forlenget frist, må han normalt være hindret fra å sluttføre prosjektet som følge av endringer fra det som opprinnelig var avtalt, manglende tilrettelegging eller medvirkning fra byggherren eller andre forhold som byggherren må ta risikoen for.
Det er videre avgjørende at entreprenøren rent faktisk er hindret fra å ferdigstille prosjektet innen angitt tid. Mindre forhold som er ubeleilige, men som lar seg overkomme innen fristen gir ikke rett på fristforlengelse.
Når man vurderer om en endring gir rett til mer tid, tar man utgangspunkt i at entreprenøren har bemanning og utstyr tilpasset det som opprinnelig sto i kontrakten. Hvis byggherren ber om endringer som krever ekstra folk eller større maskiner for å beholde samme fremdrift, vil entreprenøren normalt ha rett til fristforlengelse.
Les også: Unngå økonomisk tap: Strenge varslingsfrister i NS 8405 og NS 8407
Der det er nødvendig for entreprenøren å gjøre arbeid utover det som opprinnelig var avtalt som følge av forhold som han selv ikke har risikoen for, er det også naturlig at entreprenøren får betalt for dette. Hvordan vederlaget skal justeres må avgjøres ut ifra det konkrete tilfellet, men normalt skal entreprenøren ha betalt for både direkte og indirekte kostnader som er pådratt.
Ulike avtaler og NS-kontrakter har ulike krav til når og hvordan det skal varsles om at prosjektet ikke lar seg gjennomføre som først antatt.
Dersom entreprenøren mener at det har oppstått en forsinkelse som han ikke har risikoen for, og som gir ham krav på fristforlengelse og justering av vederlaget, skal han fremsette et nøytralt varsel. Dersom dette ikke gjøres uten ugrunnet opphold (NS8405/15 og NS8407/17), står han i fare for å miste muligheten til å rette et krav mot byggherren.
NS-kontraktene gir ingen klar veiledning for hva et nøytralt varsel må inneholde, men det burde som et minimum klargjøres av entreprenøren krever fristforlengelse og/ eller vederlagsjustering, og hvilket forhold som gjør dette aktuelt. Videre er det et krav om at det varsles skriftlig og til den andre partens oppgitte representant.
Når konsekvensene av en forsinkelse er klarlagt, skal entreprenøren spesifisere og begrunne kravet til byggherren. Her forventes det at entreprenøren er spesifikk, og en dårlig beskrivelse av forholdene kan føre til at entreprenøren mister sin rett til vederlagsjustering og/eller fristforlengelse helt eller delvis.
Når det spesifiserte og begrunnede varselet er mottatt av byggherren, plikter han på sin side å ta stilling til det fremsatte kravet. Dersom byggherren sitter stille i båten når spesifisert varsel er mottatt, kan han avskjæres fra å gjøre sine krav gjeldene.
Bruker man enkelte NS-kontrakter som NS8405/15 og NS8407/17 er det korte frister for å gi beskjed til motparten, både når det kommer til det nøytrale og spesifiserte varselet fra entreprenøren, og til byggherrens svar. Det er normalt ikke mulig å oppstille noen faste tidsrammer for når beskjed må gis, og dette vil bero på en konkret vurdering av forholdene. Utgangspunktet er at varsel skal gis «uten ugrunnet opphold» hvilket i praksis betyr at dersom man bruker noe særlig mer enn 1 arbeidsuke så skal man ha en god begrunnelse.
Les også: Velg riktig NS-kontrakt til ditt entrepriseprosjekt
Forsinkelser i byggeprosjekter koster dyrt – både for entreprenør og byggherre. Derfor er det helt avgjørende å ha klare avtaler om når prosjektet skal være ferdig, og hvordan man håndterer forsinkelser. Hvis byggherren skaper ekstra arbeid eller hindringer, kan entreprenøren få både mer tid og ekstra betaling. Men da må det varsles raskt og skriftlig – ellers ryker kravene. Det lønner seg altså å ha tydelige frister, gode rutiner for varsling og ryddige avtaler. Da unngår man dyre konflikter og holder prosjektet på skinner.