Mange entreprenører møter følgende problemstilling: “Bør jeg gjennomføre en formell overtakelsesforretning, eller er det like praktisk å la kunden bare ta i bruk prosjektet når det er klart?”
Svaret er: Du bør ta styringen over tidspunktet for overtakelse. La oss se nærmere på hva en formell overtakelsesforretning er, hvorfor dette er viktig, ditt ansvar som entreprenør og hvordan du skal gå frem i en slik prosess.
Hva er en overtakelsesforretning?
En overtakelsesforretning innebærer at entreprenør og kunde gjennomfører en felles befaring for å dokumentere tilstanden på arbeidene. I entrepriserett markerer dette skillet hvor risikoen for arbeidene går over fra deg som entreprenør til kunden. Med andre ord: Når overtakelsesprotokollen er signert, slutter blant annet eventuelle dagbøter å løpe.
I tillegg er en formell overtakelsesforretning et effektivt middel mot senere konflikter. Ved å nedfelle mangler og gjenstående arbeider i en skriftlig protokoll, får begge parter oversikt over hva som gjenstår og hvordan dette skal håndteres. Man får også kartlagt eventuelle uenigheter som foreligger på dette tidspunktet.
Entreprenørens ansvar: Ikke vent på at alt er ferdig i hele prosjektet
Et vanlig problem er at kunden mener det er for tidlig å overta fordi bygget ikke har midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Men hvis du kun leverer en delentreprise (for eksempel tømrerarbeidene), er det ikke nødvendig å vente med overtakelse av tømrerarbeidene til rørlegger eller elektriker har fullført sine arbeider.
Eksempel:
- Har du bare levert betongarbeider, kan du gjennomføre formell overtakelse så snart din leveranse er komplett.
- Det er ditt ansvar å kalle inn kunden til overtakelsesforretning med minst sju dagers varsel. Still gjerne med en tydelig agenda og oversikt over ferdigstilt arbeid.
Kundens manglende oppmøte er ikke noe hinder – hvis kunden ikke møter, og du har brukt riktig informasjon i innkallingen, kan du faktisk gjennomføre overtakelsesforretningen alene.
Les også: Manglende brukstillatelse og ferdigattest? Slik løser du det
Kan kunden nekte overtakelse?
Kunden kan bare nekte overtakelse hvis det foreligger manglende ferdigstillelse av noen betydning som gir rimelig grunn til nekting. Eksempler på dette er typisk forhold som hindrer videre bruk av din leveranse, eller forhold som har et sikkerhetsaspekt ved seg. For eksempel manglende legging av gulv på store deler av en bolig. Er det kun snakk om mindre ting som supplering av listverk eller malingsflikk, vil kunden ikke kunne nekte overtakelse.
Vær særlig oppmerksom på at kunden ikke kan begrunne sin nekting i at en sideentreprenør ikke har fullført sitt arbeid, dersom det ikke påvirker din leveranse. Oppstår det tvist, er det en helhetlig rimelighetsvurdering retten vil foreta – og da står du langt sterkere hvis du kan vise til at din entreprise er 100 % i samsvar med avtalen.
Hva hvis kunden krever dagbot likevel?
En viktig grunn til å gjennomføre overtakelsesforretning er nettopp å stoppe dagbotkrav eller andre misligholdsbeføyelser som kunden måtte tenke seg å fremme. Dersom en forbruker motsetter seg overtakelse på feilaktig grunnlag, kan du peke på reglene i bustadoppføringslova §§ 15 og 25, samt de prinsippene som følger av praksis.
Frostating lagmannsrett har for eksempel avvist at en forbruker kan nekte overtakelse på grunn av manglende midlertidig brukstillatelse når manglende tillatelse skyldes sideentreprenører som ikke er entreprenørens ansvar. Resultatet ble at forbrukeren ikke fikk medhold i dagbotkravet og måtte dekke entreprenørens sakskostnader.
Slik sikrer du en ryddig prosess i en overtakelsesforretning
- Planlegg overtakelsesforretningen: Sørg for at arbeidet du selv skal utføre, faktisk er fullført. Deretter sender du en skriftlig innkalling til kunden, minst sju dager før. Her kan du laste ned en mal på korrekt innkalling.
- Still godt forberedt: Ha en sjekkliste over alt som er ferdig, og eventuelle gjenstående punkter. Legg ved informasjonen i innkallingen, så kunden er orientert.
- Før en grundig protokoll: Noter hvem som er til stede, hva som eventuelt gjenstår av fullføringer, samt eventuelle utbedringer som skal foretas, og angi en tidsfrist for komplettering/ retting. Få begge parter til å signere.
- Vær tydelig på rollefordelingen: Hvis du er delentreprenør, skal du ikke holdes igjen på grunn av arbeider som hører inn under andre aktører. Dokumenter dette allerede i avtalen.
Konklusjon: Formell overtakelse er avgjørende
Når du har ferdigstilt arbeidet ditt på et byggeprosjekt, er det avgjørende å sikre en klar og formell overtakelse. Dersom overtakelsesprosessen kun skjer gjennom uformelle beskjeder, kan det oppstå uklarheter rundt når entreprenøren faktisk anser seg ferdig. Dette kan igjen gi utfordringer med krav om dagmulkt eller andre økonomiske krav fra byggherren senere i prosjektet. Dette har med andre ord stor betydning for å hindre misforståelser og for å sikre at du ikke blir ansvarlig for mer enn det du faktisk har påtatt deg.
Som entreprenør bør du aktivt ta initiativ til en formell overtakelsesforretning, slik at du:
- Avklarer ansvars- og risikofordelingen.
- Unngår uklarheter om dagbot eller andre krav i sluttoppgjøret.
- Får signert protokoll, som er en god dokumentasjon i prosjektet.
Ikke la kundens eventuelle manglende oppmøte eller sideentreprenørers forsinkelser hindre at du får gjennomført overtakelsesforretningen. Da står du mindre utsatt for dagmulktkrav og tvister knyttet til ting du ikke kan klandres for.
Husk: Det er din leveranse som skal vurderes – og er den ferdig, bør du ikke passivt vente. Ta styring, kall inn og gjennomfør formell overtakelsesforretning så snart din entreprise er fullført. Da stiller du sterkere både juridisk og økonomisk, og unngår at usikkerheter blir liggende som en mulig «felle» i sluttoppgjøret.
For spørsmål eller ytterligere rådgivning, ta kontakt med vårt entrepriseteam i dag. Så kan du som entreprenør holde ryddig kontroll på overtakelser og sikre deg mot unødige tvister.
