Entreprisekontrakter kan ofte være omfattende og komplekse, der selv mindre feil eller misforståelser kan ha store konsekvenser. Dette er særlig typisk i små og mellomstore prosjekter, der sentrale forhold ikke nødvendigvis er godt regulert før prosjektet starter opp.
I denne bloggen har vi listet opp 7 vanlige fallgruver du burde være klar over, enten om du er entreprenør eller byggherre, og hvordan du kan unngå fellene.
Mange prosjekter, særlig de som er av en mindre størrelse, inngås ved en samtale eller et enkelt tilbud og aksept sendt på epost. Det kan ofte by på utfordringer etter hvert som prosjektet tar form, og det viser seg at partene hadde en ulik oppfattelse av det som skulle leveres.
Dersom ansvaret for prosjektet ikke fordeles riktig, kan dette bli en krevende prosess å rydde opp i ettertid, og det kan bli vanskelig å dokumentere grunnlaget for eventuelle krav.
Norsk Standard (NS) Kontraktene er velkjente maler i entrepriseretten, men det er store variasjoner i de ulike variantene. Det er derfor viktig at rett mal brukes til riktig prosjekt. Vi opplever ofte at kontraktsparter ukritisk legger en NS-kontrakt til grunn, uten at den riktige versjonen er benyttet, eller at det ikke er gjort tilpasninger til standardkontrakten som gir prosjektet en nødvendig skreddersøm.
Vi anbefaler derfor at du alltid bruker skriftlige og tilpassede kontrakter, som tydelig dekker sentrale forhold, slik som fremdrift, pris, håndtering av endringer, forsinkelser, sikkerhet og sluttoppgjør.
Les også: Hva må med i en entreprisekontrakt?
Endringsarbeid er en naturlig del av de fleste entrepriseprosjekter. Dersom disse likevel ikke varsles på korrekt måte, eller dokumenteres slik det er avtalt i kontrakten, kan det koste dyrt. I verste fall kan man risikere å ikke få betalt for jobben som er gjort i forbindelse med endringsarbeidet.
Vårt klare tips er at du følger varslingsreglene til punkt og prikke, særlig der det ligger en NS Kontrakt i bunn for avtaleforholdet.
Der partene har trukket opp grove skisser for prosjektets fremdrift, eller har vage bestemmelser om dagmulkt, kan det bli vanskelig å håndheve konsekvensene for forsinkelser i prosjektet. Uten tydelige mål og milepæler kan byggherren miste kontroll over prosjektets fremdrift, og mulighetene for i å ilegge sanksjoner kan bli svekket.
Det er derfor en stor fordel å ha detaljerte fremdriftsplaner som tydelig fastsetter milepæler og de ulike satsene for dagmulkt ved forsinkelser.
Det er ikke uvanlig at hva som skal leveres er generelt beskrevet, og partene ender derfor opp med en ulik oppfatning av hva som er en tilfredsstillende levering av tjenesten. Dette kan være både funksjonen og/eller den tekniske løsningen til ytelsen, samt kvalitet, nivå på standard mv.
Dette kan by på problemer mellom entreprenør og byggherre, der disse kan ende opp i en krangel om hvorvidt det som er levert er mangelfullt eller ikke.
Et godt tips er derfor at du bør ta deg god tid på utfyllende beskrivelser og spesifikasjoner av produktet eller tjenesten som skal leveres. Det er langt billigere enn en rettssak i fremtiden.
Når det er flere entreprenører som deltar på samme prosjekt, og særlig der disse jobber parallelt, må det avklares hvem som har ansvar for hva – og særlig når.
En typisk problemstilling er at én entreprenør er avhengig av at en del av leveransen er ferdigstilt av en annen entreprenør, før de kan starte på sitt arbeid. Men hva skjer om den andre entreprenøren bare er delvis ferdig med sin jobb, eller kanskje ikke er kommet i gang i det hele tatt som følge av uforutsette hendelser? Hvem skal koordinere dette?
Dersom det ikke er utarbeidet tydelige grensesnittmatriser eller regler for koordinering kan arbeidet stoppe opp, og i verste fall er det ingen som er tar ansvar for stansen. Entreprenør nr. 1 peker på entreprenør nr. 2, som peker på byggherre, som peker tilbake på entreprenør nr. 1. Det blir fort dyrt for alle de involverte.
Dette kan unngås ved å ha klokkeklare regler for ansvarsfordeling og koordinering.
Entreprenører og byggherrer som ikke har stålkontroll på dokumenteringen av fremdriften i prosjektet, kan ende opp i en situasjon der de har et svakt bevisgrunnlag i en eventuell tvist.
«Det er forskjell på å ha rett og å få rett» er et velkjent begrep i Norge. Uten god dokumentasjon er det vanskelig å bevise egne krav, eller å avvise motpartens, som gjør at dette ordtaket særlig kommer på spissen.
Vi anbefaler derfor at du sørger for forløpende dokumentasjon av alt, inkludert fremdrift, avvik og endringer, slik at du er godt forberedt dersom det skulle oppstå en uenighet mellom partene. Alle relevante avvik og endringer må dessuten varsles, ellers er den gode dokumentasjonen til liten nytte…
Det er typisk at uenigheter eller konflikter eskalerer når partene er kommet til veis ende, og man skal tenke på sluttoppgjøret. Er prosjektet faktisk ferdig, og hva var egentlig reglene for reklamasjon?
Usikkerhet rundt frister, ansvar og betaling vil begrenses ved overtakelsesprotokoll og sluttoppstilling, som burde være regulert i kontrakten.
Les også: Velg riktig NS-kontrakt til ditt entrepriseprosjekt
Entreprisekontrakter krever grundig planlegging og oppmerksomhet på detaljer for å unngå kostbare fallgruver. Som vi kort har vært inne på, kan selv mindre feil eller misforståelser ha store konsekvenser.
Den røde tråden gjennom alle disse fallgruvene er viktigheten av tydelig kommunikasjon og grundig dokumentasjon. Enten det gjelder å bruke skriftlige og tilpassede kontrakter som dekker sentrale forhold, følge varslingsreglene til punkt og prikke, eller sørge for forløpende dokumentasjon av fremdrift, avvik og endringer- det handler om å være proaktiv fremfor reaktiv.
Vårt råd er derfor enkelt: Invester tid og ressurser i å få kontrakten og prosedyrene på plass før prosjektet starter. Det er langt billigere enn en rettssak i fremtiden hvor likviditet låses og merkostnader løper. Gode kontrakter sparer alle involverte parter for unødvendige konflikter og kostnader.
Med disse retningslinjene i bakhodet vil du være godt rustet til å navigere entreprisekontrakter på en trygg og effektiv måte, uansett om du opptrer som entreprenør eller byggherre.
Dersom du har noen spørsmål om entreprisekontrakter, ta gjerne kontakt med oss.