Viktig dokumentasjon for å sikre personvern i bedriften din

Personvern er et stadig mer aktuelt tema. GDPR og andre reguleringer stiller strenge krav til hvordan virksomheter skal håndtere personopplysninger, , og manglende dokumentasjon kan føre til alvorlige konsekvenser som bøter og skade på omdømmet til din virksomhet.  Er du usikker på om din virksomhet har all nødvendig dokumentasjon på plass for å overholde personvernlovgivningen?

I denne bloggen får du en 12-punkts sjekkliste over viktige dokumenter og rutiner som hjelper deg med å sikre etterlevelse, og som bygger tillit hos kunder, ansatte og samarbeidspartnere. Enten du driver en liten bedrift eller en stor organisasjon, vil denne sjekklisten hjelpe deg med å navigere i personvernregelverket.

Les også: GDPR-sjekkliste: Slik sikrer du personvern i din virksomhet

Sjekkliste over dokumentasjon for å sikre personvern i din virksomhet

1. Personvernerklæring: En personvernerklæring er dokumentet hvor du tydelig informerer kunder, brukere og ansatte om hvordan virksomheten behandler personopplysninger. Her beskrives hvilke data som samles inn, formålet med behandlingen, hvem som har tilgang til dataene, samt hvilke rettigheter de registrerte har. En godt utarbeidet personvernerklæring bidrar til å skape åpenhet og tillit, og er et krav under GDPR.
2. Dokumentasjon av behandlingsgrunnlag: For at all behandling av personopplysninger skal være lovlig, må du ha et lovlig grunnlag – for eksempel samtykke, kontraktsforhold eller rettslig forpliktelse. Denne dokumentasjonen fungerer som bevis for at din virksomhet har et gyldig og lovlig grunnlag for alle behandlinger som utføres. Det er viktig å kunne fremvise denne dokumentasjonen ved tilsyn eller ved spørsmål fra de registrerte.
3. Behandlingsprotokoll: Behandlingsprotokollen er et detaljert register over alle behandlinger av personopplysninger som utføres i din virksomhet. Protokollen er et nyttig verktøy for å kartlegge databehandlingen, identifisere risikoer og sikre at all behandling er både lovlig og relevant. Ved å ha en oppdatert behandlingsprotokoll kan din virksomhet raskt avdekke eventuelle brudd på interne retningslinjer eller lovpålagte krav.
4. Risikovurdering: En systematisk risikovurdering hjelper din virksomhet med å identifisere mulige sårbarheter i måten personopplysninger håndteres på. Denne vurderingen er spesielt viktig når nye systemer implementeres eller eksisterende prosesser endres. Ved å avdekke og vurdere risikoene kan du iverksette nødvendige tiltak for å redusere muligheten for datainnbrudd og andre sikkerhetshendelser.
5. Personvernkonsekvensvurdering («DPIA»): Når behandlingen av personopplysninger kan medføre høy risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter, krever GDPR en personvernkonsekvensvurdering, også kjent som DPIA (Data Protection Impact Assessment). En DPIA er en grundig analyse av hvordan en ny eller endret behandling vil påvirke personvernet, og identifiserer tiltak for å minimere eventuelle risikoer. Dette verktøyet er viktig for å sikre en proaktiv tilnærming til personvern.
6. Databehandleravtaler: Dersom du benytter eksterne leverandører – for eksempel innen IT-tjenester, lønnssystemer eller skybaserte løsninger – er det avgjørende at din virksomhet har på plass databehandleravtaler. Disse avtalene definerer hvordan leverandøren skal håndtere personopplysninger, og sikrer at de følger samme strenge krav som virksomheten. Avtalene er en juridisk forpliktelse som bidrar til å minimere risikoen for datalekkasje eller misbruk.
7. Sikkerhetstiltak og policyer: For å beskytte personopplysninger er det nødvendig med en kombinasjon av tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. Dette inkluderer bruk av kryptering, totrinnsautentisering, strenge tilgangskontroller, regelmessige sikkerhetsrevisjoner og opplæring av ansatte i håndtering av data. Ved å dokumentere både sikkerhetstiltak og interne policyer viser din virksomhet at dere tar databeskyttelsen på alvor, og at man aktivt jobber med å forebygge uautorisert tilgang og andre sikkerhetstrusler.
8. Internkontroll og retningslinjer: Internkontroll handler om å etablere og følge opp interne rutiner som sikrer at virksomheten etterlever GDPR og andre relevante lover. Dette inkluderer retningslinjer for hvordan ansatte skal håndtere personopplysninger, samt prosedyrer for å svare på forespørsler om retting, sletting, begrensning av behandling og dataportabilitet. En godt implementert internkontroll bidrar til å bygge en kultur for personvern og sikkerhet på tvers av hele din organisasjon.
9. Rutiner for personvernbrudd og varsling: Ingen virksomhet er helt immune mot sikkerhetsbrudd, og derfor er det viktig å ha etablerte rutiner for håndtering av personvernbrudd. Dette innebærer at avvik og brudd oppdages tidlig, rapporteres internt og varsles til Datatilsynet og de berørte partene. Ved å ha klare prosedyrer for håndtering av brudd kan din virksomhet raskt iverksette tiltak for å begrense skadeomfanget og redusere risikoen for gjentakelse.
10. Rutiner for innsynskrav: De registrerte har rett til innsyn i hvilke personopplysninger som behandles om dem. Det er derfor viktig å ha et systematisk opplegg for håndtering av slike innsynskrav. Rutiner for innsyn skal sikre at henvendelser behandles effektivt og i tråd med lovens krav, og at informasjonen som gis er korrekt og fullstendig.
11. Rutiner for datalagring og sletting: For å unngå unødvendig lagring av personopplysninger må din virksomhet fastsette klare retningslinjer for hvor lenge data oppbevares, samt hvordan data slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige. Dette bidrar til å minimere risikoen for datainnbrudd og sikrer att dere ikke behandler opplysninger lenger enn det loven tillater.
12. Dokumentasjon ved overføring til tredjeland: Hvis din virksomhet overfører personopplysninger utenfor EØS, kreves det at det er etablert solide avtaler og vurderinger for å sikre at dataene behandles på et like sikkert nivå som i Norge. Dette kan innebære bruk av standardkontraktsklausuler, bindende virksomhetsregler (BCR) eller en vurdering av det aktuelle landets adekvansnivå. Denne dokumentasjonen er viktig for å vise at dataoverføringer skjer i henhold til internasjonale og nasjonale krav.
13. Les også: Hvordan påvirker personvernreglene din virksomhet?

Trenger du hjelp med GDPR og personvern i din bedrift?

Å sikre personvern er ikke bare en juridisk plikt, men også en tillitsskapende faktor i relasjonen til kunder, brukere og ansatte. Med denne sjekklisten som utgangspunkt kan du legge grunnlaget for solid og ansvarlig dokumentasjon av personopplysninger i din virksomhet.

Har du spørsmål eller trenger hjelp med å utforme nødvendig dokumentasjon tilpasset din virksomhet?  Vi har bred erfaring med å hjelpe våre kunder med rådgivning som gjelder GDPR og personvern, og vi tar gjerne en titt på dine rutiner og prosesser. 

FÅ HJELP MED Å VURDERE DINE PROSEDYRER FOR GDPR OG PERSONVERN

Har du behov for å gjennomgå prosedyrer i egen bedrift? Ta kontakt i dag.