Viderefakturering i næringseiendom virker ofte enkelt. Men stadig flere gårdeiere og leietakere får momsfradraget sitt underkjent – selv når de tror at alt er håndtert riktig. I denne bloggen peker vi på hva som faktisk skal til for å beholde fradraget, hva Skatteetatens nye praksis krever av deg, og hvilke dokumentasjonsfeil som oftest fører til tap.
Mange gårdeiere bestiller håndverksarbeid på vegne av både seg selv og leietaker. De gjør det ofte fordi de har etablerte leverandøravtaler og ønsker en smidig prosess. Når fakturaen kommer, fradragsfører de momsen og viderefakturerer leietakers andel. Slik har bransjen gjort i mange år – uten større problemer.
Men i dag ser Skatteetaten langt mer kritisk på hvem som egentlig har hatt ansvaret og risikoen for arbeidet. Hvis du bare fungerer som en mellommann som betaler en regning på vegne av andre, mener Skatteetaten at dette ikke er omsetning, men en ren forskuttering av kostnader. Da faller fradragsretten bort, selv om du har viderefakturert helt korrekt etter deres oppfatning. Det er nettopp denne grensegangen som nå skaper trøbbel.
Les også: Dette er kravene for tapsføring av merverdiavgift
I november 2024 kom Skatteetaten med en prinsipputtalelse som markerer en tydelig innstramming. Her understrekes det at du må ha reell risiko for leveransen for at viderefaktureringen skal gi fradragsrett. Med andre ord: Det holder ikke lenger å viderefakturere. Du må faktisk opptre som selger – og kunne dokumentere det.
Mye av uklarheten skyldes at «viderefakturering» i praksis brukes som et fellesbegrep for helt ulike situasjoner. Noen ganger er det omsetning. Andre ganger er det bare en kostnadsfordeling. Skatteetaten har nå begynt å skille langt skarpere mellom disse, og det er her mange faller igjennom. Når en virksomhet kun forskutterer en kostnad uten å ha kontroll eller risiko, er transaksjonen ikke salg – og da finnes det ingen fradragsrett.
Med den nye praksisen holder det ikke at partene er enige om å dele en kostnad. Det må finnes et klart avtalegrunnlag som viser hvem som faktisk har bestilt og hatt ansvaret for arbeidet. Det må også fremgå hvem som bærer risikoen dersom noe går galt. Mangler dette, øker risikoen for at Skatteetaten avslår fradraget – og de kan gå fem år tilbake i tid. For mange virksomheter vil det kunne handle om betydelige beløp.
Dette rammer særlig konsern, sameier og eiendomsselskaper der interne kostnader ofte flyter mellom enheter. Rutiner som «alltid har fungert» tåler ikke nødvendigvis dagens vurderingskriterier. Mange får nå avslag fordi praksisen deres ikke er oppdatert etter de nye kravene.
Selv om Skatteetaten strammer inn, finnes det fortsatt løsninger som kan gi fradragsrett i situasjoner der både gårdeier og leietaker skal bære sin del av kostnaden. Rundskriv 40-modellen er et eksempel. Her kan gårdeier ta fradrag for sin andel på originalfakturaen, mens leietaker tar fradrag for sin del basert på en fakturakopi og et avregningsdokument som viser fordelingen. Dette krever riktige prosesser og god dokumentasjon, men modellen kan fungere godt når ansvaret er delt.
Den viktigste lærdommen er at viderefakturering ikke automatisk gir fradragsrett. Du må sikre at du faktisk opptrer som selger i transaksjonen – og at du kan dokumentere risiko og ansvar. Hvis du håndterer kostnader slik du «alltid har gjort det», kan det være på tide å gå gjennom rutinene. Små formelle feil kan nå få store økonomiske konsekvenser.
Hvis du er usikker på hvordan viderefaktureringen deres står seg mot dagens krav, eller om dere risikerer å miste fradrag, kan vi hjelpe deg med å gjennomgå avtaler, rutiner og dokumentasjon. Det er ofte små tilpasninger som skal til for å sikre at fradraget står seg ved en kontroll.