Å få varsel om bokettersyn fra Skatteetaten, eller kontroll som det nå heter, kan oppleves som krevende for mange virksomheter. Man kan fort føle seg mistenkeliggjort og plutselig skal regnskapet granskes, og du lurer kanskje på hva som venter deg og bedriften og om det kommer et høyt skattekrav. Med riktig forberedelse og kunnskap om prosessen, kan du håndtere et bokettersyn på en god måte. I denne bloggen går vi kort igjennom hva en kontroll innebærer, og hvordan du best kan forberede deg før, under og etter kontroll.
Et bokettersyn/kontroll er Skatteetatens kontroll av bedrifters skatteplikt, skattegrunnlag, regnskap og bokføring. Dette er en av metodene skattemyndighetene bruker for å sikre at bedrifter følger regelverket for regnskapsføring, bokføring og skatt. Kontrollen kan være alt fra en avgrenset kontroll innen enkelte temaer eller poster til en omfattende kontroll av hele virksomhetens forhold innen skatt, mva, arbeidsgiveravgift og bokføring.
Kontrollen kan skje ved skriftlig innhenting av opplysninger og/eller ved stedlig kontroll hos den som plikter å gi opplysninger etter loven. Skattemyndighetene kan imidlertid ikke ha stedlig kontroll hos den opplysningspliktiges private hjem med mindre næringsvirksomhet drives fra den næringsdrivendes private hjem. Ved stedlig kontroll kan pc, mobiler, regnskapsmateriale mm beslaglegges.
Under kontrollen vil Skatteetaten gjennomgå bedriftens regnskapsmateriale, bilag, kontrakter og andre relevante dokumenter. Formålet er å kontrollere at:
Det er viktig å vite at en kontroll ikke nødvendigvis betyr at Skatteetaten mistenker noe galt. Mange bokettersyn er rutinemessige kontroller eller utvalgte stikkprøver.
Konsekvensen av en kontroll kan være endringsvedtak opptil ti år tilbake i tid som øker bedriftens skatter og avgifter for årene som er omfattet av kontrollen. Videre risikerer bedriften tilleggsskatt og kan også risikere tvangsmulkt hvis man ikke gir etterspurte opplysninger under kontrollen. Ved grove tilfeller kan politianmeldelse bli aktuelt.
Alle bedrifter kan som utgangspunkt få en kontroll. En kontroll kan være utslag av tilfeldigheter, tips fra publikum, være basert på tidligere kontroller, eller analyser fra Skatteetatens side. Skatteetaten har også egne satsingsområder og enkelte ganger kan kontrollen være rettet mot særlig utsatte bransjer, som restaurant, taxi, bygg og anlegg.
Det er derfor viktig å ha orden i regnskap, avtaler, protokoller og e-postkorrespondanse slik at man er bedre rustet for en fremtidig kontroll.
Skatteetaten kan som hovedregel foreta endringer fem år tilbake i tid.
Hvis Skatteetaten mener at det foreligger grov uaktsomhet eller forsettlige forhold, kan fristen forlenges til ti år. Dette gjelder for eksempel ved alvorlige feil i regnskapet eller bevisst skatteunndragelse.
Det er derfor viktig å oppbevare regnskapsmateriale i minst fem år, og helst lenger, i henhold til bokføringslovens krav om oppbevaringsplikt.
Før Skatteetaten starter en kontroll, skal de normalt sende et skriftlig varsel. Det er i mer sjeldne tilfeller at det foretas en uvarslet kontroll. Varselet vil inneholde viktig informasjon om:
Les også: Fått varsel om bokettersyn—dette er dine rettigheter og plikter
Når bedriften mottar varselet er det viktig å lese dette nøye, og notere alle frister. Det kan også være lurt å ta kontakt med bedriftens regnskapsfører eller revisor og begynne å samle relevant dokumentasjon. Det bør også vurderes om juridisk bistand er nødvendig. Det er viktig at korrekt faktum blir lagt til grunn tidlig i saken og før endelig kontrollrapport er ferdigstilt da det er vanskeligere å få rette opp i faktum i etterkant. Vår anbefaling er å søke bistand fra en profesjonell rådgiver før man kontakter/gir svar til Skatteetaten.
Reglene om kontroll finnes i skatteforvaltningslovens kapittel 10. Når Skatteetaten gjennomfører en kontroll, har den skattepliktige en lovpålagt opplysningsplikt om forhold som kan ha betydning for bedriftens bokføring eller skatteplikt og kontrollen av denne.
Dette betyr at bedriften må gi tilgang til regnskapsmateriale, protokoller, bilag, fakturaer, kontrakter, e-poster, korrespondanse som er relevant for regnskapet, elektroniske regnskapssystemer og datafiler mm. Bedriften bør samarbeide for å overholde sin opplysningsplikt, men det er ikke nødvendig å gi mer informasjon enn det som etterspørres. Det er viktig å ha god dialog med Skatteetaten under kontrollen og dersom man trenger lenger frist for å innhente opplysninger pleier skattemyndighetene å gi dette.
Den skattepliktige har plikt til å gi opplysningene uten hensyn til den taushetsplikten vedkommende er pålagt ved lov eller på annen måte. Selv om plikten til å legge frem opplysninger går foran taushetsplikten, kan opplysningenes karakter og opplysningenes betydning for fastsettingen tilsi at opplysningene likevel ikke kan kreves fremlagt. F.eks. kan opplysninger i pasientjournaler bare unntaksvis være egnet som kontrollmiddel for skatte- eller avgiftsplikten. Slike opplysninger kan derfor normalt ikke kreves fremlagt. Hvis slike opplysninger unntaksvis kan ha betydning, må det foreligge meget tungtveiende kontrollhensyn for at det skal kunne kreves innsyn.
Innhentede opplysninger skal resultere i en kontrollrapport som skal danne grunnlag for de endringer Skatteetaten planlegger å gjøre.
Skatteetaten kan også innhente opplysninger fra tredjeparter som kan ha betydning for bedriftens skatteplikt. Dette kan typisk være den skattepliktiges bank eller kontraktsparter.
Advokater er bundet av en streng taushetsplikt. Dette innebærer at skattemyndighetene ikke kan kreve innsyn i korrespondanse eller andre dokumenter som er en del av advokatens arbeid for klienten. På samme måte kan advokaten ikke gi fra seg slike opplysninger uten uttrykkelig samtykke fra den skattepliktige. Taushetsplikten strekker seg så langt at advokaten heller ikke kan avsløre hvem som er, eller har vært, klient. I praksis betyr dette at skattemyndighetenes innsyn hovedsakelig er begrenset til informasjon knyttet til klientkontoen.
Når kontrollen er ferdig, vil Skatteetaten utarbeide en bokettersynsrapport/kontrollrapport. Denne rapporten er et viktig dokument som oppsummerer funnene fra kontrollen og som danner grunnlag for etterberegning av skatter og avgifter. Dersom det ikke er noen endringer å foreta vil det ende i en såkalt nullrapport.
Før Skatteetaten fatter et endelig vedtak, vil du normalt få tilsendt et utkast til rapport og få mulighet til å uttale deg. Den skattepliktige kan også be om få kommentere utkast til rapport.
Hva bør du gjøre?
Hvis Skatteetaten mener at regnskapet eller skatteberegningen må endres, vil de sende et varsel om endring før de fatter et formelt vedtak. Varselet inneholder:
Etter at den skattepliktige har fått mulighet til å uttale seg, vil Skatteetaten fatte et formelt vedtak. Vedtaket vil inneholde:
Hvis du er uenig i Skatteetatens vedtak, har du rett til å klage. Klagefristen er seks uker fra mottak av vedtaket. Klagen bør inneholde:
Hvis Skatteetaten ikke tar klagen til følge, vil saken bli sendt videre til Skatteklagenemnda, som er et uavhengig klageorgan. Skatteklagenemndas vedtak er endelig i det administrative systemet.
Hvis du fortsatt er uenig etter Skatteklagenemndas behandling, kan du bringe saken inn for domstolene.
Et bokettersyn trenger ikke være en negativ opplevelse hvis du er godt forberedt. Sørg for at regnskapet ditt er i orden, oppbevar dokumentasjon forsvarlig, og søk profesjonell hjelp hvis du er usikker. Husk at du har rettigheter i prosessen, og at du alltid kan klage hvis du mener Skatteetaten har gjort feil vurderinger.